Kommunicera tryggt med era invånare

När ni behöver förmedla beslut, kallelser och andra viktiga besked erbjuder IDATA en trygg och kvalitetssäkrad hantering genom hela processen.

IDATA säkerställer dessutom att utskicken endast sker via säkra kanaler och alltid till verifierade adresser. Ni kan sedan följa leveranserna, se vad som nått fram och vad som behöver åtgärdas.

Det blir enklare att kommunicera tydligt med era invånare och agera snabbt när något inte går som planerat.

Boka möte Begär offert

Viktig information till rätt mottagare

Oavsett om det handlar om ett enstaka besked, känslig information eller återkommande försändelser hjälper IDATA er att nå invånarna via rätt kanal.

Välj sekretessutskick när informationen kräver särskild säkerhet, engångsutskick för tillfälliga behov eller rutinutskick för återkommande flöden. I samtliga fall kan ni följa leveransstatus och se vad som behöver åtgärdas.

Vision_1000x331

Fördelar med IDATA

  • Enkel hantering: Välj ett arbetssätt som passar behovet, från enstaka uppladdningar i IDATA Kundportal till automatiserade rutinflöden.
  • Säkerhet: Känsliga uppgifter hanteras tryggt genom kvalitetssäkrade processer som ger kontroll genom hela distributionen.
  • Tillgänglilghet: Nå alla invånare via digital brevlåda eller brev, utifrån mottagarens förutsättningar.
  • Spårbarhet: Se vad som skickats, i vilken kanal och aktuell leveransstatus för varje utskick.
  • Uppföljning: Upptäck utskick som kräver åtgärd och agera när informationen inte når fram som planerat.

Sekretessutskick

Känslig information kräver säker hantering i varje steg. IDATA har processerna, tekniken och erfarenheten för att ta hand om era uppgifter tryggt, från att informationen tas emot tills försändelsen har nått rätt mottagare.

Handläggaren skapar enstaka utskick eller utskick till flera mottagare direkt i IDATA Kundportal. Systemet avgör automatiskt om mottagaren kan nås via en digital brevlåda genom Mina meddelanden. Om digital leverans inte är möjlig produceras, kuverteras och skickas försändelsen som brev.

För postala försändelser kan mottagaruppgifterna kontrolleras mot relevanta register innan brevet produceras. Det minskar risken för felaktiga utskick. Efter utskicket kan ni följa leveransstatus och se vad som behöver åtgärdas.

Boka gärna ett möte med oss, så berättar vi mer.

Engångsutskick

När behovet av att skicka viktig information uppstår kan utskicket skapas direkt i IDATA Kundportal. Tjänsten passar både enstaka försändelser och större utskick.

IDATA hjälper er att nå invånarna via rätt kanal. Försändelsen distribueras digitalt när det är möjligt och som brev när det behövs, så att informationen når mottagaren utifrån dennes förutsättningar.

Ni använder ett och samma arbetssätt oavsett distributionssätt, vilket minskar administrationen och förenklar hanteringen.

Efter utskicket kan ni följa leveransstatus, se vilka försändelser som nått fram och identifiera sådant som kräver uppföljning.

Boka gärna in ett möte, så berättar vi mer.

Rutinutskick

Återkommande utskick integreras med IDATA och hanteras som en del av era befintliga processer. Det kan exempelvis handla om kallelser, beslut eller annan information som skickas regelbundet till invånare.

Varje försändelse distribueras via den kanal som passar mottagaren bäst, oavsett om det är digital brevlåda eller brev. På så sätt kan ni nå fler invånare utan att behöva hantera flera separata distributionsflöden.

Ni får en automatiserad hantering samtidigt som ni behåller kontroll över kommunikationen. Följ leveranser, se vilka försändelser som nått fram och identifiera sådant som behöver följas upp eller åtgärdas.

Fysisk produktion sker i IDATAs egen anläggning i Värnamo. Det ger en stabil och kvalitetssäkrad hantering även vid större utskicksvolymer.

Boka gärna in ett möte, så berättar vi mer.
Billo_Logo_Pos_RGB
Kivra_logo_1920X1080_green-1
min-myndighetspost_logotyp-1
eBoks

Redo att förenkla er kundkommunikation?

Boka ett möte direkt med oss så visar vi hur ni kan spara tid, sänka kostnader och digitalisera era flöden.
Boka ett möte med oss

Så har vi hjälpt våra kunder med faktura-utskick

Sotenas_kommun Kommun

Sotenäs kommun visar vägen i digitaliseringen - satsar på digital post

 Miljöbild Medlemsorganisation

Plan International Sverige - Övergång till Kivra

 gruppIMG_0245 Kommun

Karlskrona kommun samlar all kundkommunikation under ett och samma tak

Frågor & svar

Vilka kan använda sig av Sekretessutskick?

Lösningen är utvecklad för och kan användas av kommuner, regioner och statliga myndigheter.

Vilka dokument kan jag skicka via Sekretessutskick?

I lösningen kan du skicka alla typer av försändelser, förutom fakturor

Vad är Navet?

Navet är en tjänst för att tillhandahålla personuppgifter så som namn och folkbokföringsadress utifrån ett personnummer.

Tjänsten är endast riktad till myndigheter.

Vad är FAR?

FAR är förmedlingsadressregistret. Det administreras av Skatteverket och är till för att ta fram om, och i så fall, vilken digital brevlåda en person har anslutit sig till.

Matchning mot FaR får endast göras i de fall avsändaren är en myndighet, kommun, kommunalförbund eller region.

Kommunala bolag får inte matcha mot FaR.

Vad krävs för att kunna skicka försändelser till en digital brevlåda via Sekretessutskick?

Först och främst krävs att mottagarens 12 siffriga personnummer finns med i er fil.

Därutöver krävs, i de fall matchning ska ske mot FaR, att ni tecknar ett avtal med Skatteverket vilket krävs för att få agera avsändare inom Mina meddelanden.

För att postadresskontroll ska fungera i Sekretessutskick behöver ni även att ett avtal med Navet tecknas.