Kundcase

VERKSAMHETEN

Vi är en kommun vilket innebär att det vi håller på med är offentlig verksamhet. Gagnefs kommun har idag ca 10 500 invånare och kommunen är unik påett sätt då den saknar en egentlig centralort utan består istället av ett femtiotal orter och byar. Av dessa så är åtta lite större - Björbo, Dala-Floda, Mockfjärd, Bäsna, Djurås, Sifferbo, Djurmo och Gagnef.

Våra verksamheter är de ”traditionella” inom kommunal verksamhet som social omsorg, skola och barnomsorg, plan och byggfrågor, miljö- och hälsoskydd, krisberedskap, bostäder, kultur och fritid m.m.

UPPDRAG

Vi skickar en hel del information och meddelanden till våra medborgare och andra intressenter där det i en hel del fall handlar om känslig information som t.ex. känsliga personuppgifter. Plan och byggfrågor står för en stor del av dessa utskick då det många gånger är mycket information som ska skickas till flera mottagare, ofta flera gånger under ett och samma ärende.

Även flera av våra andra verksamheter har behov av att skicka post där det för områdena social omsorg respektive skola och barnomsorg ofta handlar om känsliga personuppgifter vilka inte kan hanteras via e-post eller motsvarande.

Sammantaget har vi som kommun tämligen stort behov av utgående post både i form av enstaka utskick och större sådana till såväl individer som företag och organisationer.

LÖSNING

Vi ser två stora fördelar med tjänsten där den första och viktigaste är att medborgarna idag förväntar sig att de ska kunna ta emot myndighetspost digitalt vilket innebär att vi som kommun ser det som en självklarhet. Sedan innebär tjänsten att vi kan minska den manuella hanteringen av utgående post i princip helt och hållet vilket är en effektivisering samtidigt som det ger våra medarbetare en bättre arbetsmiljö.

Vi behöver inte skriva ut, stoppa i kuvert, samla in utgående post, skicka posten osv. Detta innebär direkta besparingar i form av minskad förbrukning av papper, kuvert, toner, porto men även minskade bränsle- och personalkostnader då vi på sikt kan avveckla den tjänst som idag åker runt i kommunen och samlar in utgående post.

Den minskade manuella hanteringen minskar slitaget på våra medarbetare samtidigt som det frigör tid för andra, ofta mer kvalificerade arbetsuppgifter.

Stefan Eriksson
Utvecklingsledare, Kommunstyrelsens förvaltning